Datenschutzerklärung

Stand: April 2026 · Gemäß DSGVO, BDSG und TMG

1. Verantwortlicher

Ronny Hartmann
Bornsche Straße 81
39340 Haldensleben
E-Mail: support@gymdocu.de

2. Hosting

Diese Website und die GymDocu-Plattform werden auf Servern von IONOS SE (Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur) gehostet. Beim Aufruf unserer Website werden automatisch folgende Daten in Server-Logfiles gespeichert:

IP-Adresse des anfragenden Rechners
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Aufgerufene URL
Verwendeter Browser und Betriebssystem

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb).

3. Cookies

GymDocu verwendet ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies zur Aufrechterhaltung der Anmeldung. Diese Cookies werden nach dem Schließen des Browsers oder nach 8 Stunden automatisch gelöscht. Es werden keine Tracking- oder Marketing-Cookies eingesetzt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Registrierung als Studio-Betreiber

Bei der Registrierung eines Studios erheben wir folgende Daten:

Studio-Name und Standort
Gewünschte Subdomain
E-Mail-Adresse (wird als Login verwendet)
Passwort (gespeichert als bcrypt-Hash, nicht im Klartext)
Registrierungsdatum
IP-Adresse zum Zeitpunkt der Registrierung

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

5. Datenverarbeitung durch Studio-Betreiber (Auftragsverarbeitung)

Wichtiger Hinweis: Studio-Betreiber, die GymDocu nutzen, verarbeiten über die Plattform personenbezogene Daten ihrer Mitarbeiter. Hierzu zählen:

5.1 Mitarbeiterdaten

Name des Mitarbeiters
Digitale Unterschriften (als Bilddatei gespeichert)
Datum und Uhrzeit von Unterschriften und Eintragungen
IP-Adresse bei digitalen Belehrungsunterschriften

5.2 Betriebliche Dokumentation

Seilkontrolle: Gerätename, Prüfer, Datum, Prüfergebnis
Pausenzeiten: Mitarbeitername, Schichtzeiten, Pausenzeiten, Unterschrift
Mastercard-Protokoll: Mitarbeitername, Schranknummer, Grund, Zeuge
Fundsachen: Gegenstand, Fundort, ggf. Abholername und Mitgliedsnummer
Dienstleister: Firmenname, Mitarbeitername, Anwesenheitszeiten
Gerätewartung: Prüfername, Unterschrift, Prüfergebnisse
Belehrungen: Mitarbeitername, Unterschrift, Datum, Standort (Ort)

Der Studio-Betreiber ist für diese Datenverarbeitung selbst verantwortlich und ist verpflichtet, seine Mitarbeiter gemäß Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung zu informieren. Zwischen GymDocu und dem Studio-Betreiber wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

6. E-Mail-Versand

Für den Versand von Bestätigungs- und Benachrichtigungsmails nutzen wir den Dienst Resend (Resend Inc., USA). Die Übertragung erfolgt verschlüsselt. Es werden nur die für den Versand notwendigen Daten (E-Mail-Adresse, Name) übermittelt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

7. Speicherdauer

Registrierungsdaten: solange das Studio-Konto aktiv ist
Nach Kündigung: Daten werden innerhalb von 90 Tagen gelöscht
Monatliche PDF-Berichte: 60 Tage auf dem Server, danach gelöscht (Datenbankeinträge bleiben)
Session-Cookies: 8 Stunden oder bis zum Schließen des Browsers
Server-Logfiles: 7 Tage

8. Ihre Rechte

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

Auskunft (Art. 15 DSGVO) – über gespeicherte Daten
Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – unrichtiger Daten
Löschung (Art. 17 DSGVO) – unter bestimmten Voraussetzungen
Einschränkung (Art. 18 DSGVO) – der Verarbeitung
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch (Art. 21 DSGVO) – gegen die Verarbeitung

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: support@gymdocu.de

9. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist das Landesbeauftragte für den Datenschutz Sachsen-Anhalt: datenschutz.sachsen-anhalt.de

10. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt ausschließlich über HTTPS (SSL/TLS-Verschlüsselung). Passwörter werden mit bcrypt gehasht gespeichert. Die Datenbanken der einzelnen Studios sind voneinander isoliert. Zugänge sind durch Passwörter und optional durch PIN-Schutz gesichert.