Ein Brief vom Amt. Und dann?

Eine Minute vom Brief mit der Kontrollankündigung bis zum Nachweis auf Knopfdruck. Mit Ton und deutschen Untertiteln.

„Der Brief“: ein Erklärfilm über den Ablauf bei GymDocu, rund eine Minute.

Szenen mit KI erzeugt (Avatar nach dem Betreiber, mit seiner Zustimmung). Bildschirmansichten echt aus GymDocu, mit Demodaten.

Film als MP4-Datei herunterladen (9 MB)

Wann wurde das Gerät zuletzt geprüft?

Wenn nach einem Unfall die Versicherung fragt, zeigst du den Nachweis — mit Datum, Prüfer und Unterschrift. GymDocu führt dein Team durch die täglichen Checks am Tablet und legt jeden Nachweis manipulationsgeschützt ab.

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✓ Keine Kreditkarte nötig. 59 € zzgl. MwSt. pro Studio und Monat
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Tägliche Sichtprüfung
Cardio-Bereich · 12.06.2026
ABGESCHLOSSEN
Laufband 1–6 geprüft
Notaus, Laufgurt, Gehäuse — ohne Befund
08:14
Crosstrainer & Bikes
Sichtprüfung dokumentiert
08:21
Unterschrift M. Schulze
Direkt auf dem Tablet erfasst
08:23
🔒 Eintrag a7f3…9c21 · fest mit dem vorherigen verknüpft

Schematisches Beispiel eines Prüfprotokolls

Server in Deutschland · Nachweise mit Manipulationsschutz · DSGVO Art. 28 · AV-Vertrag · Prüfberichte als PDF

Vom Rundgang zum Nachweis

So entsteht aus dem täglichen Rundgang ein Nachweis, den du bei einer Kontrolle, im Versicherungsfall oder intern vorlegen kannst.

01

Prüfen

Dein Team geht den Bereich am Tablet durch — jeder Punkt mit klarer Anweisung und Rechtsgrundlage.

02

Unterschreiben

Das Ergebnis wird direkt am Tablet bestätigt. Bei einem Defekt entscheidest du über die weitere Benutzung, bis zur Sperre. Der hinterlegte Monteur bekommt eine E-Mail.

03

Sichern

GymDocu verknüpft den Eintrag fest mit den vorherigen. Nachträgliche Änderungen werden dadurch erkennbar.

04

Nachweisen

Am Monatsersten bekommst du den Link zum PDF-Bericht per E-Mail.

Tablet-Ansicht von GymDocu: Eine Mitarbeiterin wählt eine Belehrung und unterschreibt im Unterschriftsfeld. Beispieldaten aus einer Testumgebung.
Ausschnitt aus der Tablet-Ansicht: Mitarbeiter bestätigen eine Belehrung mit ihrer Unterschrift. Beispieldaten aus einer Testumgebung, keine echten Namen.
Tagescheck in GymDocu: Checkliste der täglichen Sichtprüfung der Kraftgeräte mit Anweisungen, Warnhinweis und Rechtsgrundlage. Beispieldaten aus einer Testumgebung.
Tägliche Geräteprüfung: Checkliste mit Anweisung und Rechtsgrundlage. Beispieldaten aus einer Testumgebung (Demo-Studio).
Wartungsübersicht in GymDocu: vier Kategorien mit Ampel. Cardio rot Überfällig, Kraftgeräte gelb Bald fällig, Freihantel grün Aktuell, Funktional grün Aktuell. Beispieldaten aus einer Testumgebung.
Wartung: Eine Ampel zeigt je Kategorie, ob etwas überfällig, bald fällig oder aktuell ist. Beispieldaten aus einer Testumgebung (Demo-Studio).
Ausschnitt aus dem PDF-Monatsbericht Kraftgeräte-Check 10/2026: Datum 26.10.2026, Prüfer Max Muster, Ergebnis Keine neuen Defekte, Unterschrift. Beispieldaten aus einer Testumgebung.
Monatsbericht als PDF (Ausschnitt): Datum, Prüfer, Ergebnis und Unterschrift je Prüfung. Beispieldaten aus einer Testumgebung (Demo-Studio).

Dokumentation ist keine Kür.
Sie ist Betreiberpflicht.

Wer ein Fitnessstudio betreibt, eröffnet eine Gefahrenquelle und trägt die Verkehrssicherungspflicht. Prüfungen müssen nicht nur durchgeführt, sondern nachweisbar dokumentiert werden — sonst zählt im Ernstfall nur, was auf dem Papier steht.

Haftung & Versicherung

Geräteprüfung

Trainingsgeräte sind regelmäßig zu prüfen — als Arbeitsmittel deiner Beschäftigten nach BetrSichV, gegenüber Mitgliedern aus der Verkehrssicherungspflicht. Ohne Nachweis drohen bei Unfällen Schadensersatz und Probleme mit dem Versicherungsschutz.

§§ 4, 14 BetrSichV · Verkehrssicherungspflicht · DGUV Info 202-044
Nachweispflicht

Unterweisungen

Sicherheits- und Gefahrstoffunterweisungen sind vor Arbeitsaufnahme und danach jährlich verpflichtend — mit dokumentiertem Nachweis, der bei Kontrollen vorgelegt werden kann.

§ 12 ArbSchG · § 14 GefStoffV · DGUV Vorschrift 1
Pflicht & Beweislast

Erste Hilfe

Jede Erste-Hilfe-Leistung ist im Verbandbuch festzuhalten — vom Pflaster bis zum Notruf. Ohne Eintrag fehlt bei späteren Forderungen der Nachweis, dass und wie geholfen wurde.

§ 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 · DGUV Information 204-021

Papier, Ordner, Excel — oder GymDocu

Was im Ernstfall zählt, ist der Nachweis. So unterscheiden sich die Wege dorthin.

Papier, Ordner, Excel und GymDocu im Vergleich
FragePapier, Ordner, ExcelGymDocu
Wann wurde das Gerät zuletzt geprüft?Im Ordner oder in der Datei suchen.Datum, Prüfer und Unterschrift stehen im Protokoll der Sichtprüfung und der Wartung.
Ist eine Prüfung fällig?Fälligkeiten muss jemand selbst im Blick behalten.Eine Ampel zeigt, welche Wartung fällig ist. Auf Wunsch erinnert GymDocu per E-Mail.
Wurde nachträglich etwas geändert?Änderungen werden nicht von selbst festgehalten.Jeder Eintrag wird fest mit dem vorherigen verknüpft. Nachträgliche Änderungen werden so erkennbar.
Ein Gerät ist defekt.Sperre und Benachrichtigung laufen von Hand.Den Defekt am Tablet erfassen und über die weitere Benutzung entscheiden, bis zur Sperre. Der hinterlegte Monteur bekommt eine E-Mail.
Wer wurde belehrt?Unterschriftenliste im Ordner.Jede Belehrung wird am Tablet unterschrieben, je Mitarbeiter nachweisbar.
Der Monatsnachweis.Selbst zusammenstellen und ablegen.Die Monatsnachweise entstehen als PDF, der Link kommt per E-Mail an die hinterlegte Adresse.

Von einem Studioleiter entwickelt

Der Entwickler von GymDocu leitet selbst ein Fitnessstudio und kennt die täglichen Checks aus dem eigenen Arbeitsalltag.

„Seit ich GymDocu in dem Studio nutze, das ich leite, laufen die täglichen Kontrollen für mein Team und mich deutlich geordneter. Früher lagen Klemmbretter und Aktenordner im Büro und am Tresen. Heute habe ich alles an einem Platz: auf dem Tablet. Seltenere Pflichten vergesse ich nicht mehr, weil mich das System daran erinnert. Gewonnen habe ich mehr Ordnung, Prüfnachweise, die sofort bereitliegen, und vor allem mehr Zeit für meine Mitglieder und mein Team.“

Studioleiter in Magdeburg · Entwickler von GymDocu

Beispielsituationen im Studio

Geräteprüfung

Ein Seilzug reißt beim Training, ein Mitglied wird verletzt. Die erste Frage der Versicherung: Wann wurde das Gerät zuletzt geprüft?

Im Kontrollprotokoll stehen die dokumentierten Prüfungen.
Erste Hilfe

Ein Gast rutscht aus und verletzt sich. Wochen später kommt die Forderung — und es steht Aussage gegen Aussage.

Der Verbandbuch-Eintrag belegt, was wann passierte und wie geholfen wurde.

Was GymDocu bei der Dokumentation übernimmt

Manipulationsschutz

GymDocu verknüpft jeden Eintrag fest mit dem vorherigen. So werden nachträgliche Änderungen erkennbar.

Monatsberichte per E-Mail

GymDocu erstellt die Monatsberichte automatisch und schickt dir den Link per E-Mail. Sie enthalten Datum, Prüfer, Ergebnis, Unterschrift und nächste Fälligkeit.

Rechtsgrundlagen im Modul

Die Rechtsgrundlage steht im jeweiligen Modul. Über das Fragezeichen öffnest du die Erklärung dazu. Die Hinweise werden aktuell gehalten.

Erinnerungen an fällige Prüfungen

GymDocu erinnert an fällige Prüfungen. Eine Ampel zeigt den Stand je Studio. Bei versäumten Prüfungen wird die Leitung gewarnt.

Geführte Einrichtung

Ein Assistent führt neue Fitnessstudios Schritt für Schritt durch die Einrichtung — Mitarbeiter, Öffnungs- und Schließtage, tägliche Checks, Brandschutz, Trinkwasser, Elektroprüfung, erste Belehrung. Der Fortschritt ist sichtbar, jeder offene Punkt verlinkt direkt dorthin, wo er erledigt wird.

Diese Bereiche kannst du dokumentieren

Aktiviere die Bereiche, die du in deinem Studio nutzt.

Seilkontrolle

Tägliche Sichtprüfung der Stahlseile an Kabelzügen. Bei einem Defekt entscheidest du über die weitere Benutzung, bis zur Sperre. §4 Abs. 5 BetrSichV · DGUV Info 202-044 Details
Was dokumentiert wird
Sichtprüfung jedes Kabelzugs auf Drahtbrüche, abstehende Einzeldrähte, Korrosion, Quetschungen, Pressklemmen, Karabiner, Umlenkrollen und Aufhängung. Ein Mangel wird mit Beschreibung festgehalten.
Was du bei einer Kontrolle vorlegst
Den Monatsbericht als PDF: je Prüftag und Gerät OK oder defekt, dazu Prüfer und Unterschrift. Jede Seite trägt einen Prüfcode zur Echtheitsprüfung.
Wie oft / wann
Täglich am Tablet. Sind Öffnungs- und Schließtage hinterlegt, weist der Bericht aus, an wie vielen Betriebstagen geprüft wurde.

Tägliche Gerätechecks

Sichtprüfung von Cardio- und Kraftgeräten am Tablet. Defekte lassen sich mit Foto im Formular melden. Über die weitere Benutzung des Geräts entscheidest du, bis zur Sperre. §3 BetrSichV · Verkehrssicherungspflicht Details
Was dokumentiert wird
Cardio-Geräte: Notaus, Laufgurt, Gehäuse, Netzkabel und Bedienpanel. Kraftgeräte: Sicherungsstifte, Schraubverbindungen, Gewichtsblöcke, Sitz- und Lehnenmechanik und Rahmen. Mängel stehen mit Beschreibung im Bericht.
Was du bei einer Kontrolle vorlegst
Je einen Monatsbericht für Cardio-Check und Kraftgeräte-Check als PDF mit Datum, Prüfer, Ergebnis, Bemerkung und Unterschrift. Jede Seite trägt einen Prüfcode zur Echtheitsprüfung.
Wie oft / wann
Täglich. Bei Cardio-Geräten kommt einmal pro Kalenderwoche eine Funktionsprüfung dazu, montags; sie bleibt die Woche über fällig, bis sie erledigt ist.

Gerätewartung

Prüfintervalle pro Gerät, Ampel-Status, Fälligkeitserinnerung. Freigabe erst nach Prüfung durch befähigte Person. §14 BetrSichV · DGUV Info 202-044 Details
Was dokumentiert wird
Prüfung oder Wartung je Gerät: Prüfpunkte mit Status und Bemerkung, gefundene Mängel sowie Reparatur und Freigabe, auch ob eine zur Prüfung befähigte Person geprüft hat.
Was du bei einer Kontrolle vorlegst
Das Protokoll als PDF je Prüfung: Prüfer, Datum, Prüfpunkte, Unterschrift und hinterlegtes Prüfintervall. Bei einer Fachfirma stehen Prüfbericht-Nr. und der Bericht als PDF oder Foto dabei. Jede Seite trägt einen Prüfcode.
Wie oft / wann
Das Intervall in Monaten legst du je Gerät fest. GymDocu gibt keine Prüfintervalle vor.

Belehrungen

PDF hochladen, Mitarbeiter unterschreiben am Tablet. Du siehst, wer bereits unterschrieben hat und wann die nächste Belehrung fällig ist. GymDocu warnt vor dem Ablauf. §12 ArbSchG · DGUV Vorschrift 1 Details
Was dokumentiert wird
Wer welche Belehrung wann am Tablet unterschrieben hat, mit Ort, und bis wann sie gilt. Die Belehrung selbst liegt als PDF im System.
Was du bei einer Kontrolle vorlegst
Das Belehrungs-PDF mit Unterschrift und Vermerk: unterschrieben von, Datum, Uhrzeit, Ort und Studio. Alle Unterschriften eines Mitarbeiters lassen sich als ZIP herunterladen.
Wie oft / wann
Die Gültigkeit stellst du je Belehrung in Monaten ein (vorbelegt 12, möglich 1 bis 120). Danach gilt sie als offen und wird neu unterschrieben.

Fundsachen

Fund und Abholung dokumentieren — wer, was, wann, wo. Nachweis des ordnungsgemäßen Umgangs. §§965 ff. BGB Details
Was dokumentiert wird
Gegenstand, Fundort und Funddatum beim Fund, bei der Abholung der Name des Abholers mit Unterschrift. Nicht abgeholte Sachen schließt du mit Grund (Fundbehörde, versteigert oder Eigentum des Finders), Datum und Name ab.
Was du bei einer Kontrolle vorlegst
Den Monatsbericht als PDF mit Nr., Gefunden am, Gegenstand, Status, Abholer, Unterschrift und den Bemerkungen zum Abschluss. Jede Seite trägt einen Prüfcode zur Echtheitsprüfung.
Wie oft / wann
Bei jedem Fund und jeder Abholung. Auf Sachen, die seit sechs Monaten nicht abgeholt sind, weist GymDocu hin.

Dienstleister

Ankunft und Abfahrt externer Firmen erfassen. Hausrecht wahren, Arbeiten lückenlos belegen. Hausrecht · § 8 ArbSchG Details
Was dokumentiert wird
Firma, Name des Mitarbeiters, Tätigkeit und Ankunft; bei der Abfahrt kommen Zeit und Unterschrift dazu.
Was du bei einer Kontrolle vorlegst
Den Monatsbericht als PDF mit Firma, Mitarbeiter, Ankunft, Abfahrt, Tätigkeit und Unterschrift. Jede Seite trägt einen Prüfcode zur Echtheitsprüfung.
Wie oft / wann
Bei jedem Einsatz einer Fremdfirma im Studio, etwa Reinigung, Wartung oder Handwerk.

Weitere Module

Datenschutz für dein Studio

Alle Daten liegen ausschließlich auf Servern in Deutschland — kein Transfer in die USA, keine Weitergabe an Dritte, keine Tracking-Cookies. Die Daten jedes Fitnessstudios sind streng getrennt: Jede Datenbankabfrage erzwingt diese Trennung, und eigene Isolationstests weisen sie bei jeder Änderung am System automatisch nach.

Als Betreiber verarbeitest du personenbezogene Daten deiner Mitarbeiter. GymDocu stellt dafür den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO bereit und löscht nach festen Fristen automatisch — mit Storno-Möglichkeit, falls ein Vorgang noch gebraucht wird.

Wo deine Daten liegen: Rechenzentrum von IONOS in Deutschland. Jedes Studio hat einen eigenen, getrennten Datenbereich. Zugang für dein Team mit eigenem Login, für Admins mit Zwei-Faktor-Anmeldung. AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO inklusive.

Hosting in DeutschlandIONOS · EU-Rechenzentren
Technischer SchutzTLS · bcrypt · Fitnessstudio-Isolation
AV-Vertrag inklusiveDSGVO Art. 28
Automatisches LöschkonzeptArt. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO

Eine Lizenz. Alle Module.

Kein Staffelmodell, keine Zusatzkosten pro Modul. Pro Fitnessstudio-Standort.

Testphase
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kostenlos · keine Kreditkarte
  • Alle Module sofort freigeschaltet
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